ARŞİV TASNİFLEME ve DEPOLAMA
Belgeleri türlerine göre ayrılmadığı zaman her şeyin fazlasıyla karışacağı hatta belgelerin kaybolması, çalınması gibi durumların ortaya çıkması kaçınılmazdır. Belgeleri sınıflandırdığınız zaman bu tarz sorunlar asla oluşmaz. Dosyalama ve düzenlemesi yapılmış belgeleri koruyarak bir arşiv depolama işlemi gerçekleştiriyoruz.
Belgelerin, gerektiği zamanlarda tekrar tekrar kullanılabilmesi için koruma altına alınması gerekmektedir. Bir belgenin yeniden kullanılması gerektiğinde; belgeye doğru bir şekilde ulaşılması açısından kurumun yapısına en uygun sınıflama sisteminin oluşturulması gerekmektedir. Yapılmış olan döküm çalışması ile kurumun birim ilişkileri ve görevleri ortaya çıkarılıp etkili bir arşiv tasnifleme hazırlanmaktadır. Dosyalama işleminin amacı;
- Evrak karmaşasını önlemek
- Evrakın aslına uygun zarar görmemesi,
- Emniyetli bir şekilde,
- Arşivleme için temel oluşturmak.
- Bilginin yapısına uygun ortamlarda saklamak,
Dosyalama ve Arşivlemenin Kurum Açısından Önemi
Kurumun geçmişten günümüze kadar faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır. İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır. Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir. Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, İdarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkânını sağlayacak; kararların doğru ve isabetli alınmasını sağlayacaktır. Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir. Dosyalama; hukuki ve ticari açıdan gereklidir. İdarenin bilgi ve belge talep etmesi sonucunda personeli herhangi bir paniğe götürmeyecektir. İşlemleri sonuçlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar olmayacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir.
Dosyalamanın arşiv depolamaya dönüşmemesi için belli bir süre yine yasada öngörülen biçimde tasniflenerek imha edilmesi gerekir. Kurumsal işleriniz için bizi arayabilirsiniz
Mevcut arşivlerinizin güvenli bir yerde uygun fiyatlara muhafaza etmek depolamak için bizimle irtibata geçebilirsiniz. Arşiv Depolama konusunda tecrübemiz ve arşiv dosya depolamaya uygun özel depolarımız ile birinci sınıf hizmet sunuyoruz. Arşiv taşıma ve depolama konusunda yıllardır bölgenin tartışmasız tek firmasıyız.